Eficacia y eficiencia: herramientas básicas en época de crisis
¿Las aplicas en tu empresa familiar?
Hay que encontrar la mejor manera de reducir costos y elevar el margen de utilidad sin disminuir la calidad de tus productos o servicios.
“Para jugar bien, necesitas buenos jugadores, pero un buen jugador casi siempre tiene el problema de la falta de eficiencia. Él siempre quiere hacer las cosas más bonitas de lo estrictamente necesario”. Johan Cruyff
En los tiempos actuales las empresas familiares que aún continúan en los diferentes mercados han logrado un grado de eficiencia y eficacia, pero a su vez, a medida que avanza el desarrollo se introducen más competidores, y si a la vez se suma entre otros factores la situación de crisis que estamos viviendo, se requiere no sólo que debemos ser eficaces, sino también que importa mucho el ser eficiente y mantener una mejora continua.
Más aún, podríamos asegurar que, en términos generales, aquellas empresas familiares que no lleguen a ser eficientes sostenidamente en medio de cualquier crisis económica y mundial permanecerán poco tiempo en el mercado como está sucediendo en esta época de complejidad, volatilidad, ambigüedad e incertidumbre entorno VUCA generado por el COVID.
En las operaciones diarias de tu empresa familiar hace falta poner en práctica estos dos conceptos centrales de la economía, para asegurar el mejor uso de tus recursos en adición a tener vigente tu modelo de negocios y la aportación de valor para los clientes.
Los conceptos de eficacia y eficiencia son esenciales. Un buen director debe combinar en forma permanente eficacia y eficiencia para hacer lo que hace falta y hacerlo de la mejor manera posible para la productividad y efectividad de su negocio.
Aunque en lenguaje cotidiano puedan usarse indistintamente, es importante que los diferencies y los puedas aplicar de manera cotidiana en las actividades de tu negocio.
¿Qué significa cada uno de ellos?
- Eficacia es "hacer las cosas correctas", es decir, hacer lo que se debe hacer para lograr los objetivos buscados. Se trata de determinar, entre todos los rumbos posibles, cuál se va a buscar, y de orientar los medios para alcanzar resultados.Ser eficaz en el negocio implica direccionar los esfuerzos hacia metas que tengan sentido y que ayuden a la supervivencia y crecimiento de la empresa.
- Eficiencia, en tanto, es "hacer correctamente las cosas", es decir, no importa lo que se haga, concentrarse en el uso adecuado de los recursos. Se trata de lograr los resultados con la menor cantidad posible de tiempo y dinero o, con los mismos recursos, lograr resultados superiores.
En la empresa familiar, la falta de recursos suele ser sistemática siempre hay más cosas por hacer que tiempo y dinero disponible y, por lo tanto, el uso eficiente de los recursos es imprescindible para mantener la ventaja competitiva de la empresa.
Ambos conceptos son igual de importantes y necesarios para que un negocio pueda crecer y sobre todo permanecer vigente, pero no siempre van de la mano.
Se puede observar que la noción de la eficiencia connota entre muchos directivos un sentido de eliminación de costos o de reducción de gastos. Por ende, el camino y la búsqueda de la eficiencia pueden ser observados como un problema en cómo maximizar la manera los potenciales de ahorro. Sin embargo, la eficiencia y la efectividad son términos centrales para abordar y medir el performance de las empresas familiares.
Para que los Consejos de administración y altos directivos entiendan de manera más amplia que la eficiencia no debe de ser el costo de oportunidad de las empresas para dejar de lado oportunidades de crecimiento orgánico o inversiones sustanciales, por poner un ejemplo.
Por ejemplo, el departamento de ventas de un hotel es eficaz porque logran responder a todos las solicitudes de reservación de los futuros huéspedes en el tiempo apropiado prácticamente en línea.
Sin embargo, en la recepción se producen demoras en la entrega del cuarto y los clientes se van insatisfechos. La ineficiencia de este hotel atenta contra la rentabilidad del negocio.
Por otra parte, una empresa familiar puede ser muy cuidadosa en el uso de los recursos y, por lo tanto, eficiente, pero estar enfocada en objetivos irrelevantes o que ya no agregan valor.
Es el caso de muchos negocios que ya han perdido vigencia, como la fabricación de cámaras fotográficas o máquinas de escribir. Para volverse eficaces, debería estar pensando en cómo innovar o reinventar su negocio para adecuarse al nuevo escenario a las nuevas tendencias del mercado.
La eficiencia no sólo debe ser aplicada en el área operativa de la empresa, sino también, en todas las demás áreas, es decir, actuar eficientemente; en donde no sólo se debe controlar los materiales, herramientas e insumos sino también el impacto en la operación del negocio como, por ejemplo: El tiempo que dura la producción parada como es el caso de algunas empresas de cierto giro de industrias que tuvieron que cerrar temporalmente por no ser prioritarias.
Para ser eficiente una empresa familiar que haya sido exitosa no debe quedarse contemplando ese éxito, sino que debe monitorear el mercado y su nivel de participación constantemente, para innovar y mantener o incrementar su participación o en su caso inclusive moverse de mercado.
La búsqueda de las mejores prácticas, la obtención de estándares de desempeño superiores y la evaluación de la propia gestión son el fundamento del benchmarking competitivo, el cual se convierte en una poderosa ayuda para la obtención de mayores niveles de eficiencia.
Una de las prioridades es buscar formas de eficientizar más los procesos y esto debemos hacerlo ya sea con recursos internos o subcontratados. Por ellos las empresas deben de ver a la eficiencia como algo necesario, pero no como una condición suficiente para el éxito.
Hay muchas formas de ser más eficientes, pero esto lo dejaremos a cada empresa en particular. Es muy importante para la dirección el saber que rumbo lleva la empresa y particularmente la eficiencia debe ser uno de esos parámetros críticos y estratégicos para lograr y mantener el negocio con vida.
Es muy importante tener en siempre presente que la eficiencia es necesaria pero no es suficiente. Es indispensable un mejoramiento constante de la eficiencia para lograr una mejora en la rentabilidad.
Sin embargo, no es generalmente suficiente, pocas empresas han competido exitosamente, durante largos períodos, basadas únicamente en la eficiencia. Mantenerse adelante de los competidores es cada vez más complicado, la razón es simple es la rápida difusión de las mejores prácticas en los negocios. Para permanecer se requiere diferenciarse.
Si la eficiencia operacional significa desempeñar actividades similares de una manera mejor que la competencia, en contraste, el posicionamiento estratégico significa hacer cosas diferentes a las de los competidores o desempeñar actividades similares de una manera diferente.
La estrategia competitiva consiste en hacer algo diferente. Significa elegir deliberadamente un conjunto diferente de actividades para brindar una mezcla única de valor, como afirma el gurú del tema Michael Porter.
¿Estas prestando atención a la eficacia en tu negocio?
¿Tienes objetivos claros, defines qué se quiere lograr con cada tarea, mides los resultados buscados cuotas de ventas, clientes atendidos, cantidades producidas, etc.?
¿Pones objetivos al equipo de trabajo, revisas el rumbo de los objetivos estratégicos de tu empresa con regularidad?
¿Eres eficiente y eficaz en las operaciones de tu empresa familiar?
¿Tienes una planeación estratégica en tu empresa?
¿Conoces tu modelo de negocios y tu aportación de valor a tus clientes?
Escrito por:
C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas
Contacto de prensa:
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