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Se acerca el fin de año 2020 y con ello la esperanza de que las cosas sean mejores para el año 2021 en comparación con el año que concluye, y realizamos nuevos planes y metas para este nuevo ciclo que comienza. Las 12 uvas representan cada mes, con sus propósitos por cumplir, celebrando el fin de año y celebramos el año que inicia. Es bastante común en nuestra cultura que los propósitos de año nuevo no se cumplan del todo, la mayoría de las ocasiones se quedan en buenos propósitos y nada más. Lo más recomendable es que esos buenos propósitos se pongan por escrito y se revisen todos los días, todas las semanas de todos los meses para recordarnos de no solo tener buenos propósitos, si no también actuar para alcanzar esas metas.
En nuestra empresa pasa lo mismo, tenemos proyectos, tenemos planes y muy buenos propósitos, que, si no los ponemos por escrito, difícilmente se van a llegar a realizar. En toda empresa debe de elaborarse un “Plan estratégico” que defina la directriz, el rumbo para la empresa de acuerdo con las expectativas y objetivos de los accionistas. El plan estratégico ayuda a tomar decisiones inteligentes y no por intuición, si no utilizando el proceso administrativo para determinar el rumbo de la organización, las acciones necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos y para definir los indicadores que nos dirán si la estrategia es exitosa o no.
Una de las herramientas más valiosas de la estrategia es “El Presupuesto”. Como lo mencionamos anteriormente, no es solo tener propósitos, metas u objetivos, sino también la estrategia para llevarlo a la acción, y el presupuesto es el plan de acción dirigido a cumplir las metas fijadas, expresadas en valores y términos financieros que deben cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas y debe contemplar todos los centros de responsabilidades de la organización.
La principal función de los presupuestos se relaciona con el control financiero de la organización y exige el comparar lo que se está haciendo día a día y el resultado que se obtiene con lo que se planeó hacer en un inicio, e identificar las desviaciones resultantes y explicar lo que motivó dichas desviaciones, una vez que se conoce el porqué, se debe de tomar una decisión de si se modifica el presupuesto o si se ha aplicado equivocadamente el uso de los recursos y tomar medidas correctivas. Es importante hacer notar que los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos.
Existen varios tipos de presupuesto, que se clasifican en 3 segmentos diferentes, como por ejemplo los presupuesto definidos por su técnica de valuación, los cuales se pueden elaborar en bases empíricas que son los estimados, o en bases científicas que son los estándar o los que se basan en los estados financieros, un segundo grupo que son precisamente por estados financieros los cuales se elaboran en base a resultados y otros en base a costos y un tercer segmento que se elaboran por su finalidad, en los cuales hay varios tipos, por ejemplo los de proyecto financiero, los que son por solicitud de créditos, los que son para un programa en específico y el presupuesto Base cero.
A lo largo de los años se ha hablado mucho del presupuesto base cero, y sin embargo las organizaciones siguen basando sus planeaciones financieras en una proyección del pasado, aunque éste cada vez se parezca menos al futuro y en situación de crisis, mucho menos.
El concepto de presupuesto base cero busca que la alta dirección ponga el flujo del efectivo en donde está la estrategia, alineando los recursos con las prioridades del negocio y fijando un claro ejemplo de cómo se trabajará en el futuro.
El presupuesto Base Cero, es el que evalúa cada año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas. Para su elaboración toma en consideración los siguientes aspectos importantes:
-Identifica y analiza las actividades que realiza la empresa, y las nuevas a realizar, en paquetes de decisión, por procesos departamentales en donde se elabora un documento que Identifica y describe cada una de la actividad específica por segmento.
-Evalúa los proyectos departamentales por paquetes de decisión por medio de la relación costo-beneficio y proyecta hacia delante, para lo cual finalmente asigna los recursos conforme a los puntos anteriores.
Cuando una organización elaborar de forma correcta su presupuesto, obtiene información que facilita la toma de decisiones y le ayuda a planificar las actividades que se deben de realizar por cada departamento organizacional de una manera eficiente y eficaz, de una manera objetiva puede coordinar las actividades operacionales y estimula el trabajo en equipo dentro de la organización, es un eficiente vía para comunicar a todos los departamentos operativos los objetivos a alcanzar, identifica a los responsables de cada tarea y los tiempos en que se debe de actuar motivando la consecución de los objetivos.
El presupuesto es una herramienta indispensable para evaluar resultados y diseñar indicadores de desempeño, nos ayuda a evaluar la actuación de cada responsable, se establecen las variables de medición y el control del cumplimiento de objetivos.
Octubre y noviembre son los meses indicados para elaborar el presupuesto del año siguiente y es en diciembre su análisis y en su caso aprobación, en donde se involucra a todos los actores del ejercicio presupuestal, para elaborarlo se sugiera que se establezcan objetivos alcanzables que supongan un grado de desafío, ya que pueden ser un importante estímulo de la motivación de los responsables, así como establecer la fecha de inicio y de aprobación del presupuesto definitivo antes del comienzo del ejercicio.
La empresa debe contar con un presupuesto maestro que coordine todas las actividades de la compañía, que proporcione un plan global con perspectivas de venta, inversiones, costos de producción y nóminas, además se necesita un presupuesto operacional el cual recoge las actividades de ventas, producción, gastos comerciales y generales, y finalmente un presupuesto financiero, como herramienta que evalúa los cobros y pagos previstos del presupuesto de operación y de las inversiones que se contemplan, lo que constituye el flujo libre de caja proyectado. Estos 3 documentos permiten hacer un examen cada semana o cada 15 días del cumplimiento de pedidos, entradas en almacén, control de inventarios, tesorería, vencimientos a corto, mediano y largo plazo, comportamiento de clientes. La herramienta de control organizacional por excelencia.
Lo dijo Jinh Baker: “Una visión sin acción es una utopía; una acción sin visión es un esfuerzo inútil, pero una visión con acción puede cambiar el mundo”.
Escrito por:
C.P.C. y M.I. Jorge Alberto Pérez Curiel
Socio de Business Advisory Services
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