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De acuerdo con mi experiencia trabajando en la consultoría de empresas familiares, muchos clientes y otros tantos interesados en el tema han tenido varias preguntas acerca del protocolo familiar, por lo que me gustaría compartir en este artículo esas preguntas tan frecuentes.
Es un documento redactado por la familia en el que se llegan a acuerdos en relación con la empresa, la propiedad y la propia familia. Su finalidad es que, de manera anticipada, pueda preverse el mayor número de problemas dentro de una empresa familiar, siendo este documento un elemento clave para la institucionalización de este tipo de sociedades. En otras palabras, el protocolo familiar establece las reglas del juego que deben seguirse para lograr la trascendencia de la empresa en el tiempo.
Los acuerdos pueden ser de cualquier tipo, ya sea familiares, empresariales o de propiedad. Algunos ejemplos de acuerdos son: la visión, misión y valores familiares, si estará permitido la participación de cónyuges o familia política dentro de la empresa, la metodología de valuación y transmisión de acciones, la política de dividendos, los requerimientos que se pedirán a los familiares interesados en laborar dentro de la empresa familiar, etc. Los acuerdos son estipulados de acuerdo con el ADN de cada familia y empresa, nunca hay dos protocolos iguales.
Sí, si es posible. No es limitativo a que deba ser forzosamente con un consultor. Sin embargo; muchas familias prefieren la asesoría de un consultor externo especialista en el tema por varias razones. Una de ellas es la experiencia que esta persona puede tener con otras familias y otros protocolos familiares, que si bien es cierto ningún protocolo es igual, pero puede haber casos similares donde el consultor puede dar recomendaciones de acuerdos, cuidando siempre que sea la familia quien tenga la última palabra. El consultor solo aconseja más no toma decisiones.
Otra razón de elegir a un consultor es el rol que éste puede jugar durante el proceso de desarrollo del documento, el consultor muchas veces funge como un mediador entre los familiares durante las sesiones de trabajo. Es muy normal que durante cada sesión de trabajo pueda haber desacuerdos o diferencia de opiniones, por lo que el consultor ayuda a mediar y a destrabar temas que sin un consultor pudieran quedarse estancados.
El documento como tal es simplemente un acuerdo moral entre las partes involucradas. Para poder darle una validez jurídica lo debemos vincular con otros instrumentos, tales como: cambios en los estatutos de la empresa, acuerdos prematrimoniales, pactos parasociales, fideicomiso, testamento. Hay familias que incluso lo firman ante un notario público. Es en esta parte donde también el consultor puede asesorar a la familia.
La respuesta a esta pregunta puede variar ya que cada protocolo familiar depende de la dinámica y ritmo de cada familia, así como de la sintonía que exista entre los familiares. Si trabajamos con una familia que es muy unida, tienen el mismo nivel de educación y la misma visión, el proceso puede ser más sencillo y rápido. Sin embargo; cuando trabajamos con familias donde ya existen conflictos, diferencias, y cada uno ve por sus intereses personales entonces el proceso puede ser más complejo y tomar más tiempo.
El protocolo familiar es la fuente donde se originan varios acuerdos que serán fundamento para otros documentos, uno de ellos el fideicomiso. Por ejemplo, desde protocolo se puede estipular que la transmisión de acciones se realizará en línea directa, es decir; de padres a hijos o entre hermanos, por lo que es un acuerdo que se lleva directamente como indicación en fideicomiso, evitando que la propiedad sea transferida a terceros indeseados. Asimismo, otros acuerdos pudieran ser acuerdos de manutención o apoyo para los fundadores una vez que se retiren, apoyo económico para algún miembro de la familia que se encuentra discapacitado o con limitaciones físicas, la forma de administrar el patrimonio, etc.
Tal como lo he venido comentando, el protocolo al ser un documento que contiene acuerdos familiares, la mejor manera de realizarlo es estando todos los miembros de la familia nuclear reunidos sin importar si tienen propiedad o no o si trabajan o no dentro de la empresa. Es un documento que no sólo reglamentará el presente sino también el futuro de la empresa familiar.
No, al contrario. Es un documento “vivo” que se va modificando conforme se necesite y se den las situaciones tanto en la familia, la empresa y la propiedad. Se recomienda que se revise cada año para evaluar si es necesaria alguna modificación al documento.
Sí, cada familia define el tipo de penalización y de acuerdo también a la gravedad de la falta. Por ejemplo, se pudiera estipular que si un familiar incumple con el protocolo deberá retirarse de participar en el Consejo de Familia.
El mejor momento sin duda es cuando la familia está en armonía, con el menor número de conflictos posibles y cuando la mayoría o todos los miembros de la familia puedan tomar acuerdos. Es mucho más difícil, más no imposible, realizar un protocolo familiar cuando la familia ya trae algún tema de resentimientos, problemas o diferencias graves.
Escrito Por: Lilia Magali Gutiérrez Patrón.
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