8 puntos importantes para la primera sesión de Consejo
“Si no especificas qué quieres del Consejo, este puede tomar la iniciativa… y escabullirse por la tangente”.
¿Qué tanto puede hacer un director general para llevar una buena relación con su Consejo de Administración? La respuesta es, en una palabra, mucho.
Asumir la posición de director general es emocionante, llena de nuevas experiencias y nuevos retos. Una de estas experiencias son las sesiones del Consejo de Administración, mismas que pueden ser gratificantes o estresantes, dependiendo de cómo las abordemos. Para un director general que es primerizo en el puesto, asistir a una sesión de Consejo demanda preparación, especialmente si éste recién se ha incorporado a la compañía (en cambio, si alguien como el director de operaciones o de finanzas acaba de ser ascendido, muy probablemente ya ha asistido a sesiones de Consejo, además de que ya conoce la dinámica de la organización). Algunos directores generales, para protegerse, caen en la falsa seguridad de desestimar la labor del Consejo, pero este error, además de ser producto de la ingenuidad, priva al director de contar con el apoyo de un talentoso equipo que le ayudará a tomar mejores decisiones. Para hacer de esta experiencia un suceso placentero y productivo, me gustaría aventurar ocho recomendaciones para el director general primerizo:
- Los miembros del Consejo no son los adversarios: Sí, el Consejo se encarga de vigilar y aprobar la labor del director general, pero su función no es hacerle la vida más difícil; al contrario, cualquier Consejo saludable busca que su director general tenga éxito. Por más que un consejero sea exigente, incluso retador, al final el objetivo es el mismo: trabajar en equipo para impulsar a la compañía. El director general debe ver al Consejo como parte de su equipo, no como un panel de jueces.
- El presidente del Consejo es el mayor aliado del director general: En este mismo sentido, tengamos en cuenta que la relación entre el director general y el presidente es clave, primordial, porque marca el tono de las sesiones del Consejo de Administración. Si ambos saben trabajar en equipo y lo demuestran, el resto de los miembros del Consejo seguirá su ejemplo; si ambos son conflictivos, las sesiones serán hostiles. No importa si la relación con todos los consejeros no es perfecta si la relación con el Presidente, quien gestiona al Consejo, es productiva.
- Haz explícitas las reglas implícitas desde el día uno: Cada director general tiene su estilo, así como cada Consejo. Lo primero, como dice el refrán, es poner las cosas claras para garantizar las amistades largas. El primer encuentro entre director general y Consejo es la oportunidad de establecer cuáles son las responsabilidades exclusivas del director general, cuáles son las que le tocan al Consejo y, en las áreas donde la división de tareas no sea tan clara, determinar a quién le toca hacer qué. Algunos Consejos caen en la tentación de querer manejar la compañía, y a algunos directores generales primerizos no les encanta rendir cuentas o dar explicaciones, así que calibrar la relación entre ambos es el primer paso para un entendimiento productivo.
- Comunícate con los miembros del Consejo antes de las reuniones: Es una buena idea “tocar base” con cada miembro del Consejo días antes de la sesión para conocer sus puntos de vista y sus preocupaciones específicas. Esto, además de ayudar a cimentar la relación, le ayudará al director general a anticipar el tipo de preguntas que se le harán en la reunión, llegando mejor preparado.
- Respeta el tiempo de la sesión: Por más sencillo que parezca, este es uno de los puntos más difíciles de lograr. La clave para llevar una sesión eficiente es la preparación. Primero que nada, todos los involucrados deben conocer de antemano lo que el director general presentará, por lo que éste debe enviar la información con una semana o al menos tres días de antelación. Otro buen consejo para el director primerizo es practicar su presentación con alguien de confianza, especialmente para resolver dos cosas: asegurar que la exposición no rebase el tiempo estipulado, y ensayar las respuestas a las preguntas difíciles que pueda arrojar el Consejo durante la sesión.
- Toma la iniciativa: El director general no se presenta ante el Consejo solo para mostrar avances y resultados; no, el director general es, de hecho, quien debe guiar las sesiones. Una sesión de Consejo es una especie de cuarto de guerra, y el Director general debe aprender a explotar el potencial de todos estas mentes brillantes de los negocios para contar con otros puntos de vista, aprender de la experiencia ajena, resolver dudas y obtener retroalimentación. Y esto nos lleva al siguiente punto:
- Sé conciso: Si no especificas qué quieres del Consejo, este puede tomar la iniciativa… y escabullirse por la tangente. En otras palabras, cada quien se desviará hacia lo que considere más preocupante, pero quizá no hacia lo que sea prioritario. El director debe canalizar este entusiasmo para tener las discusiones más productivas, por lo que los temas a discutir deben presentarse de forma concisa. Por ejemplo, “para mitigar el impacto de la crisis estoy pensando en aumentar los precios en estas zonas geográficas y reducirlos en nuestros mercados internacionales, pero antes de hacerlo quisiera escuchar su retroalimentación”. Esto es mucho mejor que decir “¿Cuál es su opinión sobre subir los precios de nuestros productos? Es aconsejable, también, no sepultar a los consejeros bajo kilos de diapositivas de Powerpoint que contienen ríos de información. Pocas diapositivas, poco texto que cubra las ideas clave, y el resto del tiempo hay que enfocarse en intercambiar ideas, evitando los largos monólogos.
- ¿Más vale pedir perdón que pedir permiso?: Existe una regla de oro que dice que nunca debes sorprender al Consejo con información de último minuto. Informar al Consejo de decisiones estratégicas única y exclusivamente cuando éstas ya se han llevado a cabo no solo es improductivo, sino que tensará la relación. En vez de ser una dinámica de colaboración, será de competencia: el director tratando de minimizar o esconder la información que se le comparte al Consejo para minimizar la interferencia, y el Consejo tratando de conocer lo que está pasando por otras vías. Las malas noticias, además, deben ser las primeras en ser compartidas. De otro modo, ¿para qué sirve un Consejo si no es para enfrentar los malos momentos? Es ante las temporadas difíciles, no las tranquilas, donde el Consejo debe sacar la casta y trabajar como un gran equipo.
Las grandes posiciones de liderazgo conllevan grandes privilegios, uno de ellos es la oportunidad de aprender cosas nuevas. Nunca terminamos de aprender, no importa nuestra trayectoria, nuestra edad o nuestros logros pasados. Aprender nos mantiene jóvenes, agudos y despiertos, y nos da la oportunidad de apreciar mejor nuestra vida y nuestro entorno. Aprender es un placer, y nunca es tarde para hacerlo, incluso si ya eres un director general.
Mauricio Brizuela Arce
Presidente del Consejo de Administración y
Socio Director de Salles Sainz Grant Thornton