El trabajo en casa ya no es una opción; es una realidad
Las reglas del juego están cambiando. Por fortuna, tenemos tiempo para adaptarnos e ir un paso adelante. El home office también significa la promoción de autonomía de los colaboradores y puede traducirse como un acuerdo de confianza por parte de la empresa. Al transmitir esa confianza su nivel de compromiso aumenta, y con ello, el cumplimiento de objetivos.
La clave es empatía, por lo que es indispensable hacer un esfuerzo por estar al tanto del avance de cualquier empleado sin convertirnos en un obseso del control.
En México nos encontramos en la fase 3 de la crisis del COVID-19 y todavía existe mucha incertidumbre sobre cómo será el regreso a la “nueva normalidad”. Lo que sí es seguro es que las medidas de distanciamiento y protección que hemos estado implementando, han puesto sobre la mesa algunos cambios y adaptaciones que tal vez conservaremos más allá de estos tiempos extraordinarios. Uno de ellos es el trabajo desde casa, home office o teletrabajo.
El home office en México está cobrando gran relevancia en las empresas. Lejos de representar una moda, el trabajo remoto es una estrategia para reducir costos, mejorar la eficiencia y aumentar la productividad. Se calcula que, para finales de 2020 un 80% del trabajo podría realizarse desde casa. (En 2018, se tenía registrado que el 56% de las empresas ya permitían trabajar a distancia).
En últimas fechas, se ha convertido en una necesidad que muchos Consejos de Administración o Directores no habían considerado como algo habitual en la mecánica de sus empresas, sin embargo, ya no se puede aplazar. Incluir esta política de trabajo en más espacios laborales en donde es factible es vital, y quizá todavía haya personas que se oponen un poco.
Las costumbres o tradiciones son difíciles de eliminar en nuestro actuar, cuando se crea una empresa familiar o simplemente una pyme, se confía en que pueda establecerse una dinámica que dé pie a la colaboración entre equipos, una comunicación clara y constante para no perder actualizaciones ni toma de decisiones importantes y, por supuesto, una camaradería que convierta a colaboradores en amigos y a familiares que trabajan juntos en personas más unidas. Hace unos quince años, pensar que algunos colaboradores desempeñaran sus funciones a distancia o, peor aún, que todos estén instalados en sus propios espacios, sin compartir pláticas a la espera del turno en el microondas era imposible de concebir. ¡Las cosas han cambiado mucho!
Por eso, primero hay que hacer lo más importante: quitarnos prejuicios sobre el trabajo en casa que hemos aprendido de otros o que se nos quedaron por una mala experiencia. Uno de los más comunes es que si alguien trabaja sin supervisión, seguramente no cumplirá con su deber. En mi experiencia como consultor en estos menesteres, me permito afirmar que si eso pasa es más culpa de quien está a cargo que del empleado irresponsable. Si las tareas están bien claras —en qué consisten, qué resultados deben entregarse, las fechas en que hay que presentarlos, quiénes más están involucrados en la compleción de ese proyecto—, entonces nadie necesita que le pisen los talones. Y si a pesar de contar con toda la información necesaria, el elemento no llena las expectativas, entonces es momento de encontrar a alguien que sí.
Otra idea preconcebida es que se puede perder productividad si no hay supervisión constante. Nada más alejado de la verdad, y acabamos de enterarnos de eso precisamente. Al no contar con distracciones de la oficina —llamadas que interrumpen, espera para usar el baño, invertir una hora o más en el traslado de casa al trabajo, etc.— los colaboradores pueden concentrarse en sus tareas y cumplirlas con mejores resultados. El factor primordial aquí es la confianza: ¿la experiencia te ha dicho si un elemento en particular es de fiarse? Entonces también lo será si no estás rondando su escritorio cada diez minutos.
Me viene uno más a la cabeza, que para ser honesto también me parece una inquietud legítima. Que cuando trabajamos a distancia perdemos la oportunidad de unir lazos con nuestros compañeros, clientes o proveedores. Como alguien que nació en el siglo XX, he de admitir que me cuesta estar alejado de colegas y compañeros casi tanto como de mis seres queridos. Empero, la tecnología ayuda a construir puentes que, aunque se sienten artificiales, pueden ayudar a que el contacto humano no se pierda. La cosa es que nos atrevamos a probar las herramientas disponibles para conferencias por video, pláticas a través de chats en tiempo real, llamadas telefónicas y toda clase de alicientes disponibles.
Lo único que queda es que como responsables de una empresa construyamos un entorno que permita que el trabajo a distancia se lleve a cabo sin contratiempos, para que cada uno pueda avanzar a buen ritmo sin sacrificar los lazos que pueden fortalecer al equipo. Así como te preocupas por tener servicios en tus oficinas —además de los básicos, tener un área para comer de manera cómoda, estacionamiento para tus empleados, accesos para personas con alguna condición física especial, etc— es momento de asegurarte de que tienes lo que el teletrabajo exige para que las labores se realicen como deben:
- acceso a internet y llamadas telefónicas para todos tus directivos y colaboradores
- herramientas de trabajo en casa (computadoras, software, espacio físico para trabajar)
- acceso a un servidor o nube para subir y descargar archivos, documentos, videos, imágenes y otros para cumplir sus obligaciones
- al menos una herramienta para gestionar tareas al que todos tienen acceso y saben manejar para organizar equipos, registrar avances, compartir dudas o comentarios y palomear metas
- acceso a más de una herramienta de comunicación empresarial para distintas necesidades, dependiendo de la urgencia de su seguimiento (chats, correo electrónico institucional, un plan para videollamadas ilimitadas con miembros del equipo)
- una buena organización por parte de los directores, coordinadores y gerentes en general, tanto para la asignación de trabajo y su seguimiento, como para estar al tanto de los colaboradores y su retroalimentación
Finalmente, debemos recordar que trabajar a distancia no significa que los horarios no existen. Debemos estipular hora de inicio y hora de fin de jornada, así como también respetar el tiempo libre de los que no laboran en la oficina, sus horas de comida y momentos en los que ellos mismos notifican sobre juntas en las que estarán participando o traslados hacia citas con otros clientes. La clave es la empatía, por lo que es indispensable hacer un esfuerzo por estar al tanto del avance de cualquier empleado sin convertirnos en obsesos del control, hay que tener confianza y transmitir la responsabilidad. Abrir espacios para tener reuniones por video solo por el gusto de compartir anécdotas con los compañeros y permite que un chat también se convierta en otra herramienta para crecer la relación con todos en la empresa. “Normalmente, lo que nos da más miedo hacer es lo que más necesitamos hacer” - Timothy Ferriss.
El home office es el reflejo de un mundo laboral que cambia de manera constante. Como puedes ver, los beneficios son significativos y no se perciben sólo para un lado de la balanza. Tanto empresas como colaboradores se ven favorecidos con la implementación de esta forma de trabajo. Si tienes deseos de seguir creciendo y brindar flexibilidad a tus colaboradores, el trabajo remoto es tu mejor opción.
El COVID-19 está cambiando muchas cosas en nuestra vida. ¡Que mejor oportunidad para empezar con nuestro trabajo, familia y persona! Cualquier persona que deja de aprender es vieja, ya sea a los veinte u ochenta.
“Cualquier persona que sigue aprendiendo se mantiene joven. La cosa más grande en la vida es mantener la mente joven” - Henry Ford
Escrito por:
C.P.C. y M.I. José Mario Rizo Rivas, Socio.
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