En su inicio y en épocas difíciles.

El término de punto de equilibrio resulta familiar para algunos empresarios y directivos que cuentan con nociones contables y financieras. Sin embargo, su potencial en la toma de decisiones no es del todo conocido.

La mayoría de los usuarios de este indicador, lo aplican como parte de una prueba general de finanzas, remontándose su aplicación a una simple división, en la que intervienen 3 elementos; los costos y gastos fijos, los costos y gastos variables y los ingresos netos.

“Compra sólo lo necesario, no lo conveniente. Lo innecesario, aunque cueste un solo céntimo, es caro”. Séneca

El control de ingresos y gastos es quizá ese primer paso fundamental y vital para manejar las finanzas de cualquier tipo de empresa.

Da igual si tienes una empresa chica, mediana o grande, o bien los objetivos que pretendas lograr, la base para arrancar debe ser muy clara y sólida partiendo de la capacidad de generar ingresos y utilidades.

Hablemos por ejemplo de un objetivo hipotético a principios del año: quiero incrementar mi utilidad de operación del 10% al 14%. Como objetivo suena retador ¿no?, pero antes es importante y vital realizar unos pasos previos para conseguir el objetivo.

 

Conoce tus ingresos y gastos y cuándo se producen 

Si realmente no conoces la naturaleza de tus ingresos y tus gastos, difícilmente podrás definir objetivos de eficiencia o de ahorro realistas, llevándote a un estado de frustración al no poder alcanzar los objetivos de utilidad que te has propuesto.

Así que, conocer tus ingresos y gastos es un cimiento totalmente imprescindible para controlar tus finanzas.

“Una cosa es tener dinero y otra ser rico. Para ser rico hay que saber de finanzas, de otro modo el dinero se evapora”. Francisco Alcaide

Medir las finanzas es totalmente imprescindible, pero te voy a enumerar algunos de los principales beneficios del control de ingresos y gastos.

El dinero en tiempos normales fluye de manera constante, pero ¿parece evaporarse de las manos? Sí, hay algo disfuncional.

El desorden financiero en las empresas nacionales es una de las constantes más riesgosas para su rentabilidad, ¿cómo frenarlo? En época de crisis lo primero que se complica es el manejo del flujo de efectivo, siendo las entradas de efectivo en algunos giros significativamente menores (80% o más, respecto a sus entradas de efectivo en ventas normales).

Un tremendo caos. generalmente, esta situación guarda las finanzas de las empresas mexicanas pequeñas y medianas —familiares, en su mayoría, según el INEGI.

La principal carencia es la falta de rigor en las finanzas que afecta, en consecuencia, a todas las decisiones que deben tomarse en un negocio, principalmente en una Pyme de carácter familiar. El flujo de efectivo se administra a través de esquemas más inclinados a lo subjetivo o a ciertas costumbres que reflejan la propia estructura y cultura familiar.

Para cortar de raíz esta mala práctica, es necesario el impulso a la institucionalización de las empresas familiares y generar la información apropiada para tomar decisiones acertadas. ¿Cómo? A partir de nuestra propia información.

 

• Enfrentando las resistencias

El primer paso es afrontar los vicios en la administración tradicional a los que se ha acostumbrado la empresa familiar. Es común, por ejemplo, que el manejo financiero esté supeditado a las decisiones unilaterales de uno de los miembros de la familia, que pocas veces se encuentra capacitado para hacerlo en forma profesional e institucional.

Al respecto, la institucionalización de la empresa se vuelve fundamental para la descentralización de la información financiera y, en consecuencia, indispensable para que la administración del efectivo se realice a partir de información real, confiable y oportuna.

Esta descentralización se debe llevar a la práctica a través de las determinaciones de los órganos de gobierno corporativo, así como a la implementación de herramientas como el protocolo familiar —que delimiten las responsabilidades de los miembros de la familia—.

“Cuida de los pequeños gastos; un pequeño agujero hunde un barco. En este mundo, ninguna cosa es cierta salvo la muerte y los impuestos”. Benjamin Franklin

 

• Ordenando los números: el estado de resultados

“La inteligencia resuelve problemas y produce dinero. Dinero sin inteligencia financiera es dinero que se pierde rápidamente”. Robert Kiyosaki

Para saber cómo gastar lo que tienes, primero debes conocer cuánto posees. Por lo tanto, lo siguiente es realizar registros que generen un estado de resultados. El estado de resultados es una herramienta esencial para determinar la situación de nuestra empresa; se trata de un estado financiero básico que incluye todos los movimientos de dinero que acontecen día a día en la empresa durante un periodo específico (ya sea anual, mensual o trimestral).

• La meta: la rentabilidad

“Si quieres ser rico no aprendas solamente a saber cómo se gana, sino también cómo se invierte”. Benjamín Franklin

Una vez que se obtenga la información de las finanzas a través del estado financiero, lo siguiente es interpretarla para darle utilidad. Es decir, entender cómo conciliar el dinero entrante con los egresos y establecer con cuánto dinero se dispone para gastar en el propio negocio para obtener más ganancias a corto, mediano y largo plazo.

Ya que producir o bien comercializar productos o servicios tiene un costo, hay que garantizar las ventas en una proporción necesaria para cubrir todos esos costos sin los cuales es imposible fabricar los productos o generar los servicios de la empresa: insumos, mano de obra, gastos relativos a la maquinaria, etc.

Al restar estos costos de los ingresos se obtiene el margen de utilidad bruta. Sólo conociendo esta cantidad es posible tomar decisiones de mediano y largo plazo con relación a qué tanto es posible gastar en sueldos, honorarios, publicidad, rentas, seguros, capacitación, gastos de viaje, combustibles y otros gastos de la empresa: la rentabilidad operativa.

En este punto se encuentra el equilibrio fundamental para armonizar los números de la empresa. A partir de este punto, habrá que garantizar la cobertura de los pasivos a corto plazo para conocer cuánto es viable reinvertir al negocio, y medir si cada inversión está significando un ingreso.

Al desglosar todos los ingresos y gastos habrás definido el flujo de dinero que entra y sale de tu empresa. Posiblemente puedas sorprenderte de la cantidad de efectivo que manejas en un periodo, esto es una sensación normal sobre todo en las primeras veces que haces este ejercicio financiero o dicho de otro modo, en palabras de Dave Ramsey: “Construir riqueza es un maratón, no una carrera”.

La utilización de herramientas financieras como el presupuesto, análisis de indicadores financieros, el punto de equilibrio y el análisis comparativo de tendencias, no debe ser considerada exclusiva para las grandes empresas, su uso y aplicación puede emplearse con la misma efectividad para las empresas pequeñas y medianas, que buscan ser más competitivas, eficientes, rentables y productivas.

“Nunca serás rico si tus gastos exceden a tus ingresos; y nunca serás pobre si tus ingresos superan a tus gastos”. Thomas Chandler